إستعمال الهاتف بالطرقة الصحيحة (Telephone Courtesy) بالفنادق والشركات أمراً هاما نحاول ان نعطي قدرا من الاهمية لكل متصل بأن نكون لطفاء ومهذبين أثناء التحدث عبر الهاتف أتبع التعليمات التالية لتترك انطباعاً جيدا لدي كل متصل .
- أبتسم وأنت تتكلم ، فالابتسامة تساهم في جعلك أكثر هدواً ولطفاً في الهاتف
- تحدث بشكل واضح في سماعه الهاتف ، تجنب الألفاظ العامية و المصطلحات التقنية والمصطلحات الخاصة بمجال العمل التي قد يجهلها المتصلون
- أستعمل لغة سليمة من ناحية النحة والنطق ، تجنب ألفاظا مثل "أية" و "وهم" و "أوكي" . قل بدلا من ذلك "نعم" و "بالتاكيد" و "طبعاً"
- أجب علي الهاتف خلال الرنات الثلاث الأولي . فإذا رن الهاتف أكثر من ثلاث مرات ، سيشعر المتصل إنك لا ترغب في أخذ المكالمة
- إذكر دائماً أسمك و أسم منطقة العمل او الشركة و قسمك . وقد يكون لقسمك طريقة خاصة في استقبال المكالمات الهاتفية . أطلب من مديرك أو من مدربك نسخة من نص الإجابة علي الهاتف الخاص بقسمك
- ألق دائما التحية علي المتصل بلطف بأن تقول ، مثلاً ، (صباح الخير) أو (مساء الخير) ، (سيدي - سيدتي) ، (وسأل ما إذا كان بإمكانك فعل شئ لأجله
- ركز إنتباهك كله علي المتصل وتصرف كما لو كان واقفا أمامك
- لا تتحدث إلأ إلي الشخص الذي علي الهاتف لا إلي الشخاص المحيطين بك
- إذا كان الاتصال موجها إلي أحد المديرين أسأل المتصل ما إذا كان يقبل ان تجعله في الإنتظار . ثم أتصال في الحال بالمدير المعني أو سجل رسالة لة إذا كان ذلك ضرورياً
كثيراً ما ستكون مشغولاًعندما يرن الهاتف ، وحتي يشعر المتصل بالإرتياح ، خذ نفسك قبل أن تمسك سماعة الهاتف ، فإذا شعر المتصل إنك متوتر أو مستعجل ، فإنه سيشعر إنك تستعجلة .
في بعض الأحيان ستضطر للإستجابة إلي طلب ما إلي إبقاء المتصلين في الإنتظار
، غير أن تقديم خدمة راقية للعميل يعني أن تسأل د ائما المتصلين إذا كانوا يقبلون أن تبقيهم في الأنتظار ، فإذا قبل أحدهم ذلك ، استجب لطلبة بسرعة . اشكر المتصل لبقائة في إلانتظار عندما تأخذ الخط الثاني .
أنتهي من كل مكالمة بعبارة صادقة هي " شكراً علي إتصالك" أعرض مساعدتك في المستقبل ودع المتصل يقفل الخط أولاً فنهاية المكلة هي فرصتك الأخيرة لترك إنطباع جيد لدي المتصل لأن يصبح عميلاً دائماً
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق